FAX

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たかがFAXなどとあなどってはいけません。Eメール同様、オフィスで使用頻度の高いのがこの機器。ここでしっかりマナーを習得し、社会人として完璧に使いこなせるようにしましょう！

FAX送信から受信まで

番号を間違えてしまうと、他人の電話番号にかかってしまったり、最悪違う場所に送られたりと迷惑になります。送信前には、しっかりと番号を確認しよう。

基本的に、FAXを送信する際は「表書き（FAX送信書）」をつけて送信するのがマナー。パソコンで雛型を作成しておけば、他でも利用できる為便利。宛名や文章も手書きではなく、パソコン入力した方が丁寧で見やすいものが出来る。

複数送信する際は、全項がわかるようにページ番号を入れる。例えば、4ページなら若いページ順に1/4から4/4という様な書き方をしておけばわかり易いだろう。また多量に送信する際は事前に電話で知らせ、受信側の使用状況や用紙があるかを確認しておくと親切。

FAX機器によっては無事に送信が行われたかを確認できるものもあるが、先方に届いたかを見計らって電話で確認するのが一番確実で丁寧で良い。その際、ページの抜け、見えづらい文字が無いかも確認しよう。

FAXで送ると、小さい文字や数字は見づらくなる事が多い。また送られてきたFAXを再度送るときも不鮮明になる。このような状態が予測される場合は、コピー機で拡大してから送信するようにしよう。 FAX機に文字を鮮明にする機能があれば、それを使用しても良いが、拡大したものをFAXする方が無難。

FAX文書を受取った際は、送られてきた文書の枚数があるか、文字をきちんと解読できるかをチェックしましょう。さらに、重要な文書については送信者に対し、文書が届いた旨を連絡した方が良いでしょう。

FAXは直接相手が受取るとは限らない。様々な人がその文書を見る可能性がある。 FAXは公開しても問題のない文書を送信しましょう。

自社に届いたFAXはそのまま放置せず、気付き次第届け主に渡してあげるようにしよう。皆が徹底すれば混乱はなくなります。

データを保存できるFAXも多いので、紙切れになっても大丈夫ですが、すぐに受取る為には紙切れにしない事が重要。また、トナーのストックも忘れずに！